O estoque é um espaço específico localizado dentro de uma empresa, que serve de depósito para os bens por ela adquiridos, ou são representados como o conjunto de serviços a serem oferecidos por meio de suas transações.
Deixando este ponto claro, é preciso saber que isso precisa um sistema de controle que deve ser constantemente manipulado e verificado por uma ou mais pessoas que fazem parte da folha de pagamento da organização.
Desta forma, cada um desses funcionários é responsável por realizar uma contagem de cada produto encontrados dentro do referido inventário.
Porém, isto é feito de forma a capturá-lo através de um documento ou sistema programado por computador, conseguindo assim que o grupo administrativo gerido pela empresa possa acompanhar cada um dos bens que aí se encontram e pode receber cada um dos benefícios proporcionados por ele.
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O que é um sistema de controle de estoque?
Conforme mencionado acima, o conjunto de produtos que ficam armazenados dentro da empresa é considerado estoque, pois é por meio deles que o objetivo de cada negociação é alcançado.
Tendo isso em vista, é necessário mencionar que por se tratar de um objeto de grande importância, é necessário mantê-lo sob controle para evitar perdas ou flutuações.
Para tal, existem sistemas de controlo, que podem ser efectuados manualmente por um funcionário da organização, ou, em vez disso, ele próprio se encarrega de gerir um determinado programa que lhe permite fornecer os dados necessários relacionados com este armazenamento.
Esses sistemas podem ser trabalhados de forma diferente, uma vez que, por exemplo, existem estoques que são armazenados e despachados por meio de métodos como o FIFO ou UEPS.
Vantagens de gerenciar um sistema de controle de estoque
Este mecanismo de armazenamento muito particular permite a classificação de cada um dos produtos, de forma a efetuar uma correta encomenda e controlar o número total de mercadorias.
Permitir o rastreamento de cada um dos produtos
Monitoramento constante deste conjunto de serviços irá garantir o planejamento de vendas correto que favoreçam cada um dos clientes, oferecendo-lhes produtos de qualidade e que também permitam resolver situações difíceis, como a estagnação.
Evite roubo e flutuações
Embora possa parecer um pouco desagradável, existem funcionários dispostos a fazer uma determinada quantidade de estoque que está dentro do armazenamento.
O sistema de controle evita isso, por ser um método constantemente monitorado, o número lançado na contagem deve combinar com o mostrado no documento.
É um sistema estatístico que estima possibilidades
Sendo um método tão concreto, tem avaliação e medidas de prevenção, como o estoque absoluto e o estoque líquido, que são responsáveis pela determinação do valor real de cada um desses produtos, e a possível perda que poderá ocorrer se cada um deles não for negociado.
Desvantagens de gerenciar um sistema de controle de estoque
Apesar de ser um método ideal para trabalhar com o armazenamento da sua empresa, todo sistema tem suas falhas se não funcionarem corretamente. Alguns podem ser:
Dependência tecnológica
Atualmente, a tecnologia nos proporcionou muitos procedimentos que tínhamos que realizar manualmente, mas infelizmente isso nada mais é do que um computador que fica sujeito a infinitas fontes de energia, conexão a redes de Internet, entre outros.
No caso de qualquer uma dessas falhas, o sistema de controle de estoque Eu ficaria totalmente paralisado e isso seria um problema significativo para a empresa.
Fraude e falta de precisão
Roubos dentro do estoque da empresa são causados por funcionários desonestos que podem manipular esse tipo de informação, a fim de adquirir um dos produtos da organização ilegalmente.
Da mesma forma, seja manualmente ou atribuindo valores a uma planilha Excel, a precisão do sistema vai depender de quem está encarregado de realizar esta tarefa.
É por isso que esses estoques são constantemente submetido a auditorias e recontagem, de forma a evitar perdas significativas para a organização.
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